Datenschutzhinweise für Mitglieder und sonstige Leistungsberechtigte
Datenschutzhinweise für Mitglieder und sonstige Leistungsberechtigte des Notarversorgungswerks Köln
Unser Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten und Ihre Rechte
Informationen nach Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)
Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch das Notarversorgungswerk Köln (nachfolgend das „Versor
1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
a. Verantwortliche Stelle
Notarversorgungswerk Köln
Anstalt des öffentlichen Rechts
Geschäftsstelle
Breite Str. 67
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211-88293070
E-Mail: info@notarversorgungswerk-koeln.de
b. Behördlicher Datenschutzbeauftragter
Notarversorgungswerk Köln
Der Datenschutzbeauftragte
Breite Str. 67
40213 Düsseldorf
Tel.: 0211-88293070
E-Mail: datenschutzbeauftragter@notarversorgungswerk-koeln.de
2. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?
a. Zur Erfüllung der rechtlichen Verpflichtung des Versorgungswerks (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO)
Der Zweck unserer Datenverarbeitung ergibt sich aus dem Gesetz über das Notarversorgungswerk Köln vom 4. November 1986 (NotVG NW). Danach hat das Versorgungswerk die Aufgabe, seinen Mitgliedern und sonstigen Leistungsberechtigten Versorgung nach Maßgabe des NotVG NW zu leisten. Die Einzelheiten sind in der Satzung des Versorgungswerks geregelt.
Die Leistungen des Versorgungswerks umfassen:
- Altersrente
- Berufsunfähigkeitsrente
- Hinterbliebenenrente
- Übertragung von Beiträgen auf einen anderen Versorgungsträger
- Kapitalabfindung für hinterbliebene Ehegatten oder eingetragene Lebenspartnerin oder Lebenspartner
Die gesetzliche Ermächtigung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten durch das Versorgungswerk ergibt sich neben dem NotVG NW aus dem Datenschutzgesetz Nordrhein-Westfalen.
b. Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO)
Um den Schutz personenbezogener Daten bestmöglich zu gewährleisten, kommuniziert das Versorgungswerk im Rahmen der Erfüllung seiner gesetzlichen Aufgaben grundsätzlich nicht per E-Mail mit seinen Mitgliedern und anderen Leistungsberechtigten.
Sie haben jedoch die Möglichkeit, uns in begründeten Einzelfällen eine gesonderte Einwilligung zur Versendung personenbezogener Daten per E-Mail zu erteilen. In diesem Fall basiert die Datenverarbeitung des Versorgungswerks insoweit auf Ihrer gesondert erteilten Einwilligung.
3. Wer bekommt meine Daten?
Innerhalb des Versorgungswerks erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen benötigen.
Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten außerhalb des Versorgungswerks sind:
· Von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DS-GVO), insbesondere das Versorgungswerk der Rechtsanwälte im Lande Nordrhein-Westfalen auf Grundlage eines Geschäftsbesorgungsvertrags sowie Dienstleister im IT-Bereich
· Andere öffentliche Stellen und Institutionen (z.B. Notarkammern, andere Versorgungswerke, Finanzverwaltung)
· Wirtschaftsprüfer und Versicherungsmathematiker
· Prozessvertreter
· Gutachter
· Krankenversicherungen
· Banken
Eine Weitergabe erfolgt ausschließlich im gesetzlich zulässigen Rahmen.
4. Werden Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation übermittelt?
Eine Übermittlung Ihrer Daten an Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums oder an internationale Organisationen findet nur statt, wenn eine Angemessenheitsentscheidung der Europäischen Kommission vorliegt.
5. Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur solange, wie es für die Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten und der damit einhergehenden Zwecke erforderlich ist.
Darüber hinaus unterliegt das Versorgungswerk gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Diese beruhen etwa auf den für das Versorgungswerk maßgeblichen Rechnungslegungsvorschriften sowie dem Steuerrecht.
Ein weiteres Kriterium für die Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten durch das Versorgungswerk sind die maßgeblichen Verjährungsfristen.
6. Welche Datenschutzrechte habe ich?
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DS-GVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DS-GVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DS-GVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DS-GVO, sowie – sofern und soweit die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht (siehe dazu oben unter Ziffer 2 b.) – das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DS-GVO. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DS-GVO).
Hinsichtlich der Einwilligung zur Versendung personenbezogener Daten per E-Mail (siehe dazu oben unter Ziffer 2 b.) gilt darüber hinaus Folgendes: Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DS-GVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.
7. Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Ja. Das Versorgungswerk kann nach dem NotVG NW von den Mitgliedern und sonstigen Leistungsberechtigten die Auskünfte und Nachweise verlangen, die für die Festsetzung der Mitgliedschaft sowie für Art und Umfang der Beitragspflicht oder der Versorgungsleistungen erforderlich sind.
Ohne Bereitstellung dieser Daten besteht für Sie die Gefahr wirtschaftlicher Nachteile.
8. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung?
Grundsätzlich nutzen wir im Rahmen unserer Aufgabenerfüllung keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gem. Artikel 22 DS-GVO. Einzelne Verwaltungsentscheidungen können jedoch automatisiert erstellt und erlassen werden. Es findet keine Bewertung persönlicher Aspekte (sog. „Profiling“ gem. Art. 4 Nr. 4 DS-GVO) statt.